Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 oktober 2026

Wij respecteren uw privacy. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer u een rit of hotelkamer boekt, waarom we dat doen, met wie we ze delen en welke rechten u hebt. Het beleid voldoet aan de AVG (Verordening (EU) 2016/679).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Move and Stay Solutions BV (hotel Perk25A), Koekoeksweide 25A, 1820 Perk, België, btw-nummer: BE1002585268.

Contact voor vragen over gegevensbescherming: movestaysol@gmail.com, tel. +32 469 225 171.

2. Welke gegevens we verzamelen

• Ritboekingen: naam, e-mail, telefoonnummer, ophaal- en bestemmingsadres, datum en tijd, aantal passagiers en bagage, vluchtnummer en opmerkingen voor de chauffeur.
• Kamerboekingen: naam, contactgegevens, verblijfsdata, aantal gasten en uw wensen.
• Online inchecken: reeks en nummer van uw identiteitsdocument (zie punt 4).
• Klantaccount: e-mail, wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen), boekingsgeschiedenis, factuurgegevens; bij een zakelijk account ook bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
• Betalingen: kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe. Wij zien en bewaren nooit volledige kaartnummers — we ontvangen alleen een betalingsbevestiging.
• Contact: de inhoud van berichten die u ons stuurt via het contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp of Messenger.
• Technische gegevens: IP-adres, type browser en toestel, beveiligingslogs en — als u toestemming geeft — analytische en advertentiegegevens via cookies (punt 8).

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG): het aannemen en uitvoeren van uw rit of verblijf, het beheer van uw account, betalingen, boekingsmeldingen per e-mail en sms.
• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG): facturatie, boekhouding en belastingen, registratie van hotelgasten.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, f AVG): beveiliging van de website en fraudepreventie, het beantwoorden van uw vragen, het instellen en verdedigen van rechtsvorderingen.
• Toestemming (art. 6, lid 1, a AVG): analytische en marketingcookies en het langer bewaren van gegevens van uw identiteitsdocument in uw klantaccount. U kunt uw toestemming altijd intrekken; dit doet geen afbreuk aan de verwerking vóór de intrekking.

4. Online inchecken en registratie

Bij online inchecken verzamelen we alleen de reeks en het nummer van uw identiteitsdocument (identiteitskaart, paspoort of verblijfskaart). We vragen of aanvaarden geen foto’s of scans van het document. We verwerken deze gegevens om de hotelovereenkomst uit te voeren, uw verblijf te registreren en onze gerechtvaardigde belangen te beschermen.

• Standaard bewaren we de gegevens van uw identiteitsdocument niet langer dan 90 dagen na het einde van uw verblijf; daarna worden ze definitief verwijderd of geanonimiseerd.
• Langer bewaren in uw klantaccount is alleen mogelijk met uw vrijwillige toestemming, om toekomstige boekingen te vergemakkelijken. Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen we deze gegevens binnen 30 dagen (behalve gegevens die we op een andere wettelijke grond moeten bewaren, bv. voor de boekhouding).

5. Ontvangers van gegevens

We delen gegevens alleen als dat nodig is om de dienst te leveren of wettelijk verplicht is. We werken met betrouwbare dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:

• onze hostingprovider (Movecloser, Europese Unie);
• Stripe — verwerking van kaartbetalingen;
• Twilio — boekingsmeldingen per sms;
• Google — e-mail, Google Maps (routeplanning en ritprijs, kaart op de website) en, met uw toestemming, Google Analytics en Google Ads;
• Peppyrus — verzenden van e-facturen via het Peppol-netwerk (zakelijke klanten);
• onze boekhouder — voor boekhoudkundige documenten;
• Meta (WhatsApp, Messenger) — als u ons via deze kanalen contacteert;
• overheidsinstanties — wanneer de wet dat vereist.

Alle ritten rijden we zelf — we geven uw gegevens niet door aan externe chauffeurs of vervoersbedrijven. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners (bv. Google, Stripe, Twilio, Meta) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. Die doorgifte gebeurt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (EU-U.S. Data Privacy Framework) of van door de Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• boekingsgegevens — zolang de overeenkomst loopt en daarna tot de verjaringstermijn voor eventuele vorderingen verstreken is;
• facturen en boekhoudkundige stukken — gedurende de termijn die de Belgische boekhoud- en belastingwetgeving voorschrijft;
• accountgegevens — tot uw account wordt verwijderd (u kunt dat op elk moment vragen);
• gegevens van het identiteitsdocument — zoals beschreven in punt 4;
• berichten van klanten — tot de zaak is afgehandeld, daarna maximaal 2 jaar;
• cookiegegevens — volgens de termijnen in punt 8.

8. Cookies

We gebruiken cookies die nodig zijn om de website te laten werken en, met uw toestemming, analytische en marketingcookies. Bij uw eerste bezoek kiest u in een banner welke categorieën u toestaat. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de link „Cookie-instellingen” onderaan de website.

Zonder uw toestemming werken de Google-tools in beperkte modus (Google Consent Mode) en plaatsen ze geen analytische of advertentiecookies.

9. Uw rechten

U hebt het recht op:

• inzage in uw gegevens en een kopie ervan;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• wissing van uw gegevens („recht op vergetelheid”);
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van uw toestemming op elk moment.

Om deze rechten uit te oefenen, mailt u naar movestaysol@gmail.com. We antwoorden zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: in België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). U kunt ook terecht bij de autoriteit in uw land van verblijf.

10. Beveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen: een versleutelde verbinding (HTTPS), versleutelde wachtwoorden, een firewall en beveiligingsscanner, en toegang tot gegevens alleen voor bevoegde personen.

11. Geautomatiseerde besluiten

We nemen over u geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, met inbegrip van profilering, en die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

12. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken, bijvoorbeeld wanneer we nieuwe diensten invoeren. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.